Por qué Quantrix y no Excel

 

Cuando Excel se convierte en un riesgo para planificar y presupuestar

 

El presupuesto operativo, la planificación financiera, las proyecciones periódicas y la distribución de reportes son procesos empresariales críticos que deben ejecutarse de manera rápida y precisa. Estos procesos utilizando Excel pueden funcionar en las primeras etapas de una empresa, pero a medida que la organización crece en tamaño y complejidad con más productos, divisiones, centros de costos, unidades de negocio, las señales de advertencia de que podría ser el momento de un cambio serán evidentes:

  1. Los libros de Excel se vuelven demasiado complicados para administrar, se multiplican las hojas y sus interrelaciones, siendo el autor intelectual el único que conoce cómo opera el entramado de libros, hojas de cálculo y referencias circulares.
  2. Ciclos presupuestarios largos, dedicando demasiado tiempo a la recopilación de datos, no ofrecen suficiente tiempo para el análisis cuando llega el momento de entregar resultados.
  3. Se llenan planillas de recopilación de datos que son alteradas con nuevas filas o columnas y las consolidaciones pierden coherencia.
  4. Demasiados errores en presupuestos, pronósticos e informes. Las auditorías celda por celda consumen mucho tiempo y se convierten en un factor de incertidumbre y retraso.
  5. Como productos del proceso los informes de gestión se convierten en limitados e inoportunos. Son estáticos y deben ser preparados posteriormente en PowerPoint para presentaciones gerenciales.
  6. Múltiples versiones de la verdad. Nadie es responsable de los supuestos o premisas de la planificación y se diluyen las responsabilidades.

Las soluciones de planificación que se encuentran actualmente en el mercado son una mejor solución, y la nube se está convirtiendo en el método de implementación preferido para distribuir las actividades y entrar en un proceso colaborativo entre los actores de la cadena de valor. ¿En que nos basamos para esta afirmación? Porque las soluciones siglo XXI ofrecen un retorno sobre la inversión más rápido, menor costo de mantenimiento, autonomía de los usuarios y una innovación más efectiva.

 

 

 qloud

 

 

 

Beneficios migrar a un modelo multidimensional

Si su organización está experimentando una o más señales que Excel está siendo utilizado in-extremis, entonces es claro que es hora de hacer cambio, un giro hacia una plataforma sólida de captura de datos, cálculos y reportes, preferiblemente en ambiente multidimensional.

Conceptualmente aritmética es a Excel como álgebra es a un modelo multidimensional. La aritmética es la rama más básica de la matemática y abarca todo lo que tiene que ver con los números, por lo tanto, es utilizada por las personas en su día a día. Simplemente se encarga de realizar diversos tipos de cálculos usando números (ejemplo 4 + 4 * 2 = 12).

Por otra parte, el álgebra es otra rama de la matemática. Se puede considerar el álgebra como el segundo nivel de matemática, luego de la aritmética. A diferencia de la primera, se basa en la aplicación generalizada de una representación para la solución de problemas (ejemplo 4x + c = 8).

 

En definitiva, se puede decir que la aritmética trata sobre el cálculo de ciertos números, mientras que el álgebra trata sobre la generalización de algunas condiciones que son verdad para todos los números.

 

El hecho de hacer una operación matemática en excel celda por celda equivale a usar aritmética (ejemplo: 2+2=4). En cambio en un modelo multidimensional se usa el álgebra al ser una representación matemática que permite aplicar una fórmula a un set de celdas (ejemplo: costo unitario x [1 + %] = precio), lo cual resulta en múltiples eficiencias; tiempos de cálculo más rápidos, fórmulas escritas en lenguaje común, mayor volumen de celdas calculadas con la misma fórmula, menor revisión de fórmulas y tamaño reducido de archivos.

 

Una vez entendido la diferencia conceptual entre Excel y un Modelo Multidimensional, el siguiente paso es evaluar y seleccionar un software de modelos para presupuesto y planificación especialmente diseñado para abordar las debilidades creadas por Excel, optimizar el proceso y hacer que las finanzas sean más productivas.

 

Son tres las acciones que consiguen mejorar el proceso de planificar:

 

Automatizar, acelerar, alinear

Que representa cada una de estas acciones en el mejoramiento del proceso:

Automatizar

Las soluciones de planificación contribuyen a automatizar las tareas claves de finanzas tales como:

  • Integración, validación y carga de datos
  • Agregación y consolidación de datos
  • Creación de escenarios y simulaciones
  • Distribución de estados financieros

 

Al automatizar estas tareas y reducir el trabajo manual, las soluciones de planificación ayudan a eliminar errores, disminuir las auditorías, aumentar la productividad y la moral del equipo financiero.

 

Acelerar

Las soluciones de planificación ayudan a acelerar los procesos claves tales como:

  • Presupuesto anual
  • Previsión periódica
  • Escenarios y simulaciones
  • Presentaciones interactivas

La aceleración de estos procesos permite que el equipo de Finanzas brinde y los resultados operativos antes para los gerentes, y pasar más tiempo al valor añadido análisis y apoyo a la decisión.

 

Alinear

 

Las soluciones de planificación ayudan en la alineación de la organización, hacer que las finanzas se constituyan en un verdadero socio al colaborar mejor con las operaciones armonizando los planes operativos con los financieros y apoyando a las líneas del negocio en el logro de sus objetivos.

 

Un lenguaje común en planificación es esencial, los términos, los códigos, las categorías y las formulaciones compartidas se constituyen en un impulsor de la comunicación empresarial. Toda la organización alineada a través del proceso de planificación permite facilitar el seguimiento de los resultados versus los previstos como punto final del proceso.

La adopción de soluciones de planificación se está acelerando y las empresas líderes están cosechando beneficios. Automatizar las tareas rutinarias de finanzas, acelerar la planificación y los procesos de generación de informes, y mejorar la alineación entre finanzas y operaciones, sincronizando presupuestos operativos y financieros, son la vía para mejorar el proceso.


cube

 

Autor: Ernesto Seijas S. MBA

Director de Essla International Inc.

 

Referencia bibliográfica“5 signs you are abusing excel for planning” de Holt Analytics

Copyright ©2017, Host Analytics, Inc.